Produktive Vorstandssitzungen

Tips für gelungene Teambesprechungen

Neben Clubtreffen benötigt ein Rhetorikclub mitunter organisatorische Arbeit. Auch Organisatorische Treffen und Vorstandssitzungen wollen gut organisiert sein und effizient durchgeführt werden. Um selbst eine Besprechung zu moderieren, bei der konkrete Ergebnisse erreicht und nicht zu viel Zeit verplempert wird, kannst Du die folgenden kleinen Hilfsmittel einsetzen:

Der Moderator

Als Moderator setzt Du Ziele für das Treffen fest und bereitest die Agenda vor. Idealerweise hat eine Besprechung genau ein Ziel. Je nach Situation solltest Du Dich mit den anderen Teilnehmern im Vorfeld absprechen – das spart sehr viel Zeit.

Die Agenda

Die Agenda sollte die Start und Endzeit festlegen und Tagesordnungspunkte ebenfalls mit einem Zeitrahmen. Zu jedem Tagesordnungspunkt gehört eine konkrete Fragestellung: Was soll erreicht werden (z.B. Kurzbericht, Entscheidung, Ideensammlung etc.). Als Faustregel gilt: Jeder sollte einmal zu Wort kommen bevor jemand anderes ein zweites Mal spricht.

TIP:

Halte die Agenda kurz. Versuche die Tagesordnung auf weniger als 10 Punkte zu bringen.

Das Protokoll

Ein Protokoll ist als Ergebnis der Besprechung wichtig, da dort alle Beschlüsse und gesammelten Ideen Platz finden. Es macht Sinn zu Beginn einen gesonderten Protokollführer zu vereinbaren, der anschliessend das Protokoll verteilt. Ins Protokoll gehören: Wer war da? Wann war das Treffen? Was für Ideen wurden gesammelt? Was wurde beschlossen? Wer führt die Beschlüsse aus?

Zeitnehmer

Der Zeitnehmer behält die Uhr im Auge und weist auf Verzögerungen hin. Wie bei Redeprojekten der Spreeredner kann die Ampel zur Hilfe genommen werden. Ausserdem hat es sich bewährt, den Anfang der Besprechung nicht auf eine glatte Uhrzeit zu legen sondern etwas später (z.B. 19:05). So sind eher alle pünktlich.

Halbzeitpause

Eine Pause von 10‘ in der Mitte hat sich bei uns bewährt. Die Unterbrechung hilft allen sich bis zum Schluss zu konzentrieren.

Telefone aus!

An sich ist es selbstverständlich, während der Besprechung nicht zu telefonieren oder zu SMSen. Ein kurzer Hinweis die Telefone zu Beginn abzuschalten verhindert dann auch dass sich die Geräte durch Klingeln bei hitzigen Debatten oder knappen Abstimmungen einmischen.

Weitere Gedanken zu Teambesprechungen sind unter dem Stichwort "7P Framework" zu finden.